Beveiligingsrapportage en logboek.

Een logboek dat werkt, is kort. Vier soorten regels volstaan: uitgevoerde werkzaamheden met datum en uitvoerder, storingen met melding, oorzaak en oplossing, wijzigingen in instellingen zoals bewaartermijn of detectiezones, en uitgiftes van beeldmateriaal met datum, aanleiding, ontvanger en de periode waarop het beeld betrekking heeft.

Alles wat daarbovenop komt, wordt in de praktijk niet ingevuld en levert dus schijnzekerheid op. Die laatste categorie, de uitgifte, is tegelijk de belangrijkste en de meest verwaarloosde. Beeldmateriaal dat het pand verlaat richting politie, verzekeraar of advocaat moet herleidbaar zijn. Zonder vastlegging kunt u later niet aantonen wat er is verstrekt en op welke grond, en dat is precies het punt waarop een klacht blijft hangen.

De bewaartermijn is geen technische instelling maar een keuze die u moet kunnen uitleggen. Voor de meeste bedrijfssituaties is vier weken verdedigbaar, omdat schade of diefstal doorgaans binnen die periode wordt opgemerkt. Kiest u langer, dan moet daar een reden voor zijn, bijvoorbeeld een locatie die alleen periodiek wordt bezocht.

Wij zetten die onderbouwing in het register en stellen de recorder daadwerkelijk zo in, want een register dat afwijkt van de praktijk is erger dan geen register. In hetzelfde register leggen wij vast welke zones worden gefilmd en welke bewust niet. Camera's die de openbare weg of het terrein van de buren in beeld brengen, vragen om een aparte afweging. Waar het kan lossen wij dat technisch op met een masker in de camera, zodat de afweging niet elk jaar opnieuw hoeft.

De rapportage die u van ons krijgt, begint met een oordeel van twee regels: draait de installatie zoals bedoeld, ja of nee, en zo nee, wat is er aan de hand. Daaronder staan de cijfers: aantal storingen in de periode, gemiddelde hersteltijd, werkelijke retentie per recorder, doorgevoerde updates en mutaties in toegangsrechten. Tot slot de openstaande punten uit eerdere keuringen, met hun status.

Zo'n rapportage duurt tien minuten om te lezen en is precies het document waarmee u binnen uw organisatie of richting een auditor laat zien dat het beheer geregeld is. Wij sturen hem naar de verantwoordelijke persoon en desgewenst in kopie naar facilitair beheer of de directie. Omdat de rapportage voortkomt uit het onderhoud dat wij toch al uitvoeren, kost het u alleen leestijd.

In veel panden kijkt half de organisatie mee via één gedeeld account. Dat is niet alleen een risico, het maakt ook onmogelijk om achteraf vast te stellen wie beelden heeft bekeken of geëxporteerd. Wij vervangen gedeelde inlogs door persoonlijke accounts en leggen in een toegangsmatrix vast wie live mag meekijken, wie mag terugkijken en wie mag exporteren.

Die matrix loopt mee met uw personeelsverloop. Bij elk onderhoudsbezoek controleren wij of er accounts openstaan van mensen die niet meer in dienst zijn en of er nieuwe rechten bij moeten. Het onderhoud van rechten kost een paar minuten per keer en voorkomt de situatie waarin een oud-medewerker maanden na vertrek nog steeds toegang blijkt te hebben tot live beeld.